W relacjach gospodarczych nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem. Gdy dostarczony towar okazuje się wadliwy, a klient ponosi dodatkowe koszty związane z usunięciem skutków tej wady, pojawia się pytanie: jak prawidłowo rozliczyć taką sytuację i przede wszystkim, czy powinna zostać wystawiona faktura VAT?
Omówmy to na przykładzie:
Spółka A dostarczyła klientowi – Spółce B – określony towar. Po jego zamontowaniu okazało się, że elementy są wadliwe. Spółka B zgłosiła reklamację, która została uznana.
W celu usunięcia skutków wady Spółka B zleciła prace zewnętrznemu wykonawcy – Spółce C. Chodzi m.in. o wykop i demontaż uszkodzonych elementów. Spółka C wystawiła Spółce B fakturę VAT.
Spółka B, chcąc odzyskać poniesione koszty, dogadała się z dostawcą wadliwego towaru – Spółką A – i zamierza obciążyć ją poniesionym wydatkiem.
Pytanie: czy w takiej sytuacji Spółka B powinna wystawić refakturę, czy może notę obciążeniową?
Nie każdy zwrot kosztów to refaktura
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, refakturowanie usług ma miejsce wtedy, gdy jeden podmiot nabywa usługę, a następnie – we własnym imieniu – „przekazuje” ją dalej ostatecznemu odbiorcy. Refakturowanie nie polega na prostym zwrocie kosztów między kontrahentami, lecz na świadczeniu usługi w sensie podatkowym.
W tym przypadku:
- Spółka A nie zamawiała usługi u Spółki C, ani bezpośrednio, ani za pośrednictwem Spółki B.
- Spółka B była jedynym nabywcą usługi i jej ostatecznym beneficjentem.
- Obciążenie kosztami Spółki A nastąpiło wyłącznie w związku z uznaną reklamacją i nie wiązało się z odsprzedażą usługi.
W świetle przepisów podatkowych nie dochodzi tutaj do świadczenia usług przez Spółkę B na rzecz Spółki A. Brakuje podstawowego elementu, jakim jest wzajemność świadczenia. Tym samym nie występuje czynność podlegająca opodatkowaniu VAT.
Właściwa będzie nota obciążeniowa
Koszty poniesione przez Spółkę B z tytułu usunięcia skutków wady towaru powinny zostać przeniesione na Spółkę A na podstawie noty obciążeniowej, a nie faktury VAT. W omawianej sytuacji mamy do czynienia z rozliczeniem o charakterze cywilnoprawnym – a nie z odpłatnym świadczeniem usług w rozumieniu ustawy o VAT.
Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie:
- wyrok NSA z 21 października 2014 r., sygn. I FSK 1571/13:
„Za usługę nie może być uznany również sam zwrot kosztów dokonany przez wykonawcę, który nie wykonał swojego zobowiązania wobec inwestora. Brak jest bowiem elementu wzajemności. Zwrot ten jest sposobem rozliczenia się pomiędzy stronami umowy, jest czynnością o charakterze cywilnoprawnym dokonaną w celu realizacji roszczeń wynikających z rękojmi za wady, a nie świadczeniem usługi.”
- wyrok NSA z 1 września 2023 r., sygn. I FSK 1095/19:
„(…) sytuacji, gdy zamawiający na skutek niesolidności wykonawcy zleca wykonanie robót osobom trzecim, nie dochodzi do wykonania usługi na rzecz niesolidnego wykonawcy (…). Brak jest podstaw do twierdzenia, że zamawiający świadczy usługę pierwszemu wykonawcy.”
Podsumowanie
- nie mamy do czynienia z usługą podlegającą VAT,
- nie należy wystawiać faktury VAT z 23% stawką,
- prawidłowym dokumentem jest nota obciążeniowa.
Podstawa prawna
- art. 5 i 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm., w tekście jako „ustawa o VAT”).
