Wdrożenie nowego systemu informatycznego w firmie to często skomplikowany proces – nie tylko technologicznie, ale i podatkowo. W praktyce może się zdarzyć, że umowa i faktura nie wymienia tylko ceny samej licencji, ale też np. opłaty za wdrożenie poszczególnych funkcjonalności, usługi dalszego utrzymania, a także mechanizmy typu „Success Fee”.
Dla uproszczenia przyjmujemy, że licencja spełnia warunki do uznania jej za wartość niematerialną i prawną, czyli m.in.:
- nie jest przypisana do konkretnego urządzenia;
- przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok;
- nie jest użytkowana w modelu subskrypcyjnym (por. interpretacja indywidualna nr 0111-KDIB1-3.4010.731.2023.1.PC).
Co składa się na wartość początkową WNiP?
Licencja na oprogramowanie używane dłużej niż rok stanowi wartość niematerialną i prawną (WNiP). Do jej wartości początkowej wliczamy nie tylko samą cenę zakupu, ale też wszystkie koszty wdrożenia naliczone do dnia oddania systemu do używania. Jak potwierdziła m.in. Izba Skarbowa w Warszawie (interpretacja z 30 marca 2012 r., sygn. IPPB3/423-1109/11-2/PK1), wydatki na nowe moduły i ich wdrożenie w całości zwiększają wartość początkową licencji.
Co z prowizją „Success Fee”?
Przepisy (art. 16g ust. 14 ustawy o CIT) wskazują, że wynagrodzenia uzależnionego od wysokości przychodów nie wlicza się do wartości początkowej WNiP. Potwierdza to chociażby interpretacja Dyrektora KIS z 28 lutego 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.726.2024.1.DK), w której organ uznał, że jeżeli opłata zależy wyłącznie od procentu ze sprzedaży, nie uwzględnia się jej przy ustalaniu wartości początkowej.
Uwaga: Jeżeli całkowita kwota wynagrodzenia za wdrożenie jest z góry znana i określona w umowie, a od wyników sprzedaży zależy jedynie sam moment jej zapłaty (np. płatność X zł będzie wymagana po przekroczeniu kwoty Y zł ze sprzedaży), opłata ta również powinna powiększyć wartość początkową WNiP podlegającą amortyzacji.
Koszty rozliczane „na bieżąco”
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku wydatków poniesionych już po ostatecznym oddaniu oprogramowania do użytku. Wszelkie dodatkowe usługi (np. wsparcie techniczne po uruchomieniu czy bieżące aktualizowanie systemu) nie zwiększają już wartości początkowej. Należy je bezpiecznie rozliczać jako pośrednie koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, co potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 6 marca 2020 r. (0111-KDIB1-3.4010.6.2020.1.BM).
Prawidłowa kwalifikacja kosztów przy wdrażaniu złożonych systemów informatycznych ma ogromne znaczenie dla bezpieczeństwa podatkowego każdego przedsiębiorstwa. Analiza umów, przepisów i aktualnego orzecznictwa to podstawa, aby prawidłowo wykazać często niemałe koszty!
