Przekształcenie działalności – czy jest się czego bać zaczynając płacić CIT?

Większość przedsiębiorców swoją przygodę zaczyna od jednoosobowej działalności i nie ma się czemu dziwić – jest prosta w założeniu, niedroga w utrzymaniu, a do tego daje łatwy dostęp do wypracowanych środków. Przychodzi jednak moment, kiedy nasza działalność rozrasta się do tego stopnia, że zaczynamy szukać sposobów na jej uporządkowanie, zorganizowanie, a nawet włączenie partnerów biznesowych.

W tym momencie JDG może być już niewystarczające i trzeba zacząć myśleć o jej przekształceniu. Najpopularniejsza okazuje się wówczas spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i to jej poświęcimy uwagę. Chociaż taka forma prowadzenia działalności rozwiązuje wspomniane wcześniej problemy, nic nie jest za darmo – prowadzenie działalności w formie spółki kapitałowej to przede wszystkim dodatkowe obowiązki podatkowe.

Brak transparentności

Przede wszystkim spółka z o.o. jest osobą prawną, czyli w dużym uproszczeniu odrębnym i w pewnym sensie niezależnym bytem, co oznacza, że wszelki majątek wniesiony lub wypracowany przez spółkę nie jest bezpośrednią własnością wspólnika. W praktyce oznacza to, że nie można swobodnie dysponować środkami firmy tak, jak pieniędzmi na własnym koncie bankowym – sprawy spółki prowadzi powołany w niej organ, a wypłata zysku jej właścicielom odbywa się poprzez dywidendy lub inne ustalone formy transferu.

Dla przedsiębiorcy oznacza to fundamentalną zmianę w sposobie podejmowania decyzji finansowych. W JDG właściciel od razu dysponuje zyskiem i decyduje o jego wydatkowaniu, czy to w celach firmowych czy prywatnych. Z kolei w spółce zyski najpierw obciążone są podatkiem CIT, a dopiero potem, gdy zostaną wypłacone wspólnikom – pobierany jest PIT.

W efekcie nie ma już prostego, jednowarstwowego transferu pieniędzy do właściciela – zyski spółki zatrzymują się u niej aż do momentu ich formalnej dystrybucji.

Podwójne opodatkowanie i przepływ zysków

W spółce kapitałowej, aby właściciel mógł skorzystać z wypracowanego przez firmę zysku, musi go „wypłacić” przez procedurę dywidendową, wynagrodzenia za pełnienie konkretnych funkcji czy realizację zadań lub inne transfery. Najbardziej podstawową metodą jest wypłata zysku wspólnikom w formie dywidendy – spółka najpierw płaci CIT od wypracowanego dochodu (stawka podatku wynosi 19%, a dla małych podatników 9%), a następnie od wypłaconej dywidendy pobierany jest zryczałtowany PIT w stawce 19%.

Oznacza to, że efektywne łączne opodatkowanie zysku na poziomie właściciela może okazać się wyższe niż w jednoosobowej działalności, gdzie płaci się tylko PIT, dlatego warto wcześniej rozplanować wielkość i formę wypłat. Nic w końcu nie stoi na przeszkodzie, aby wspólnik był także członkiem zarządu spółki.

Ważne jest przy tym, że wypłacając wynagrodzenia członkom zarządu (np. na podstawie umowy o pracę lub cywilnoprawnej), spółka może co do zasady zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu, co obniża jej dochód do opodatkowania podatkiem CIT. Z drugiej strony takie wynagrodzenie nadal podlega opodatkowaniu PIT oraz może być obciążone składkami ZUS – wiele będzie jednak zależeć od tego, czy dany członek zarządu działa np. w ramach swojej działalności gospodarczej (B2B).

Z kolei dywidenda jest wolna od ZUS i kosztów uzyskania – wypłaca się ją już po opłaceniu CIT, a spółka pobiera tylko zryczałtowane 19% PIT. Dlatego struktura wypłat pomiędzy wynagrodzeniami a dywidendami wpływa na efektywną stawkę podatkową właściciela.

Analizując konkretne przypadki może się okazać, że warto uzgodnić pewne kompromisy, jednak ilość zmiennych może wydawać się przytłaczająca, dlatego warto zwrócić się do ekspertów, którzy zawsze służą pomocą!

Koszty i procedury księgowe

Zmiana formy na spółkę z o.o. wymusza również zmianę w sposobie prowadzenia księgowości i sprawozdawczości. O ile indywidualni przedsiębiorcy mogą korzystać z uproszczonej księgowości (KPiR lub ryczałt) i rozliczać się raz w roku z podatku dochodowego od osób fizycznych, tak spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość i co roku składać sprawozdanie finansowe do KRS. Oznacza to wyższe koszty obsługi księgowej i większe formalności.

Konieczne jest również wprowadzenie odpowiednich procedur wewnętrznych – np. polityki rachunkowości, szczegółowych rejestrów środków trwałych czy ścisłej kontroli wydatków – tak aby wszystko było udokumentowane zgodnie z zasadami rachunkowości. Dzięki temu prowadzenie ksiąg staje się bardziej sformalizowane, ale i przejrzyste. W praktyce wymaga to zaangażowania profesjonalnego biura rachunkowego lub wewnętrznego księgowego.

Elastyczność roku podatkowego

Spółka z o.o. zyskuje też nietypową dla JDG możliwość – może przyjąć rok podatkowy inny niż kalendarzowy. Podatnicy PIT (osoby fizyczne) rozliczają się obowiązkowo za rok kalendarzowy (1 stycznia–31 grudnia), natomiast spółki kapitałowe mogą w umowie lub statucie wskazać inny 12-miesięczny okres. To przydaje się zwłaszcza przedsiębiorstwom sezonowym: na koniec roku podatkowego (podsumowującego rok obrotowy) można wybrać miesiące poza największą gorączką biznesową.

Dzięki temu rozbudowane obowiązki sprawozdawcze i inne formalności związane z zamknięciem roku można strategicznie zaplanować na okres, w którym spodziewamy się mniejszej ilości zleceń. Zmiana roku podatkowego to jeden z nieoczywistych elementów optymalizacji w firmie.

Estoński CIT, czyli jak legalnie nie płacić podatku?

W dalszym ciągu nowością w polskim prawie podatkowym jest tzw. estoński CIT, czyli formalnie „ryczałt od dochodów spółek”, który warto rozważyć przy spełnieniu określonych i dość rygorystycznych warunków. Generalną zasadą estońskiego CIT jest odroczenie momentu płacenia podatku do czasu wypłaty zysku. Oznacza to, że dopóki spółka reinwestuje zyski wewnątrz firmy i nie wypłaca ich udziałowcom, nie płaci CIT, co zachęca do kumulowania kapitału.

W klasycznym modelu każde wypracowane w danym roku „saldo” byłoby opodatkowane, nawet jeśli właściciel nie podjął tych pieniędzy. W systemie estońskim firma może więc latami inwestować, a podatek pojawia się dopiero przy dystrybucji. To znacznie wspiera rozwój i reinwestycje, a jednocześnie upraszcza księgowość (brak cyklicznych zaliczek na CIT).

W praktyce jednak trzeba spełnić warunki formalne (np. minimalna liczba pracowników, forma działalności, niektóre ograniczenia co do wypłat) i uważać na „ukryte zyski”, czyli dystrybucję środków, która wprawdzie nie jest dywidendą, ale ma na celu transfer zysków do podmiotów powiązanych.

Mimo to dla firm o stabilnej strukturze i dłuższym horyzoncie wzrostu estoński model może dać efektywną korzyść podatkową.

Jak się przygotować?

Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. otwiera nowe możliwości optymalizacji podatkowej, ale też nakłada dodatkowe formalności. Zaletami są w szczególności ochrona majątku osobistego, przejrzystsze zarządzanie finansami czy możliwość zmiany roku podatkowego. Z drugiej strony traci się bezpośredni dostęp do zysków oraz ponosi koszty pełnej księgowości i obsługi prawnej.

Nie ma tu jednej uniwersalnej odpowiedzi – każda zmiana powinna być poprzedzona rzetelną symulacją pod kątem finansowym, prawnym i podatkowym w szczególności biorąc pod uwagę, ile pieniędzy zostanie w spółce, a ile trafi do wspólników i w jakiej formie. Im lepsze przygotowanie i rozważenie różnorodnych wariantów, tym mniej niespodzianek.

Dlatego warto przed przekształceniem skonsultować się z ekspertem, aby decyzja była podjęta świadomie i strategicznie. W końcu to spółka z o.o. ma służyć naszemu przedsiębiorstwu, a nie odwrotnie.

Autor:
Maciej Kula – Młodszy Konsultant Podatkowy