Kubki, breloczki i podatki

Gadżety reklamowe z logo firmy to w dzisiejszych czasach standardowe działanie promocyjne wielu przedsiębiorców. Jak się jednak okazuje, oprócz budowania wizerunku firmy, mogą pomóc zmniejszyć nasze zobowiązania fiskalne. Chociaż pojedynczo ich wartość wydaje się nieduża, nabyte hurtowo mogą znacząco obniżyć podatki do zapłaty. Trzeba jednak uważać – z takimi wydatkami wiąże się kilka pułapek, na które warto zwrócić uwagę.

Omówmy to na przykładzie:

Podatek dochodowy (CIT/PIT)

Chociaż sytuacja omawiana jest na przykładzie spółki będącej podatnikiem CIT, skutki będą takie same w podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodu. Od tej ogólnej zasady ustawodawca wprowadził jednak szereg wyjątków. W omawianym przypadku szczególną uwagę należy zwrócić na tzw. wydatki na reprezentację, czyli wszelkiego rodzaju wystawne przyjęcia lub ekskluzywne prezenty.

Czy w takim razie zestaw prezentów za niecałe 100 zł to już reprezentacja? Nie, jeżeli:

• upominki są oznaczone logo Spółki,
• przekazanie ma charakter masowy, a nie indywidualnie ukierunkowany,
• wartość jednostkowa nie przekracza poziomu „wystawności”.

Czasami ciężko jest jednoznacznie stwierdzić, kiedy gadżet przestaje być drobnym upominkiem, a staje luksusowym prezentem. Biorąc jednak pod uwagę aktualne stanowiska organów podatkowych, dobrej jakości kubek termiczny za ok. 70 zł może być uznany za koszt podatkowy.

Dla przykładu w interpretacji indywidualnej (0114-KDIP2-2.4010.664.2024.3.AS z 17.02.2025 r.), Dyrektor KIS wskazał, że gadżety o wartości ok. 30 euro co do zasady nie stanowią wydatków na reprezentację:

„W przypadku upominków o niewielkiej wartości (np. notesy, kubki, smycze, długopisy, torby materiałowe), należy stwierdzić, że co do zasady, drobne gadżety nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania. Podobnie należy traktować poczęstunek w postaci drobnych przekąsek (np. cukierków).”

W omawianej sytuacji można uznać, że wszystkie trzy upominki spełniają warunki do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że organy podatkowe mogą inaczej ocenić wydatek na kubek termiczny za 100 zł, a inaczej na markowe wieczne pióro w tej samej cenie.

Pojęcie reprezentacji nie jest precyzyjnie zdefiniowane, dlatego różne wydatki – mimo zbliżonej kwoty – mogą w różnych okolicznościach powodować różne skutki podatkowe. W razie wątpliwości warto skorzystać z porady eksperta!

Podatek VAT

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, odliczenie podatku naliczonego przysługuje, jeśli towary są wykorzystywane do działalności opodatkowanej, nawet pośrednio. Gadżety z logo firmy mają za zadanie zwiększenie rozpoznawalności marki, przyciągnięcie klientów i co za tym idzie – zwiększenie sprzedaży.

W związku z tym od wydatków na kubki, breloczki i krówki Spółka może odliczyć VAT, co potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji z 12.04.2023 r. (0114-KDIP1-1.4012.88.2023.2.MM):

„(…) Spółka wskazuje na Prezentach / opakowaniach Prezentów logo związane ze Spółką / marką Spółki, tak aby przekazany Prezent kojarzył się ze Spółką. Zabieg w postaci umieszczania logo na Prezentach może również zwiększyć jego rozpoznawalność wśród osób trzecich, będących potencjalnymi nowymi kontrahentami Spółki (…).”

W przypadku podatku VAT jest jednak haczyk…

Przekazanie towarów za darmo może być uznane za opodatkowaną dostawę, a więc rodzić obowiązek zapłaty VAT, chyba że:

• przekazanie dotyczy prezentów o małej wartości,
• jest związane z działalnością gospodarczą,
• spółka w określonych przypadkach prowadzi odpowiednią ewidencję obdarowanych.

W przypadku podatku VAT ustawodawca ułatwia nam zadanie i jednoznacznie wskazuje, że za prezenty o małej wartości uznaje się upominki przekazywane jednej osobie, których łączna wartość:

• nie przekracza 100 zł (netto) w ciągu roku, o ile prowadzi się ewidencję pozwalającą zidentyfikować obdarowanego, albo
• 20 zł netto, kiedy takiej ewidencji nie ma – wówczas limit dotyczy pojedynczego przedmiotu.

W przypadku kubka termicznego (70 zł netto), jedynym sposobem, by uniknąć opodatkowania, jest prowadzenie ewidencji wskazującej, kto konkretnie dostał upominek – i że łączna wartość w roku nie przekroczyła 100 zł netto na osobę.

Nie ma ustawowego wzoru takiej ewidencji, ale powszechnie przyjmuje się, że powinna zawierać co najmniej:

• imię, nazwisko i adres osoby obdarowanej,
• datę i opis upominku,
• jego wartość.

W praktyce możemy odliczyć VAT od gadżetów reklamowych, ale przy droższych gadżetach (powyżej 20 zł) prowadźmy ewidencję, która pozwoli uniknąć opodatkowania samego przekazania i pamiętajmy o limicie 100 zł.

Podsumowanie

Gadżety reklamowe z logo firmy mogą nie tylko wspierać działania marketingowe, ale też obniżać zobowiązania podatkowe – zarówno w PIT/CIT, jak i VAT.

Kluczowe jest jednak, by nie przekraczały one granicy „reprezentacji”, co zazwyczaj oznacza, że powinny być masowe, oznaczone logo i niewystawne.

W przypadku VAT szczególną uwagę należy zwrócić na limity wartości: do 20 zł netto bez ewidencji i do 100 zł netto z ewidencją obdarowanych. Przy droższych upominkach, jak np. kubek za 70 zł, warto prowadzić odpowiednią dokumentację, by uniknąć opodatkowania samego przekazania gadżetów.

 

Podstawa prawna:

• 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 z późn. zm.);
• 22 i 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.);
• 7 i 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775).